現在、欧州特許庁（EPO）が発行している審査報告書など、回答期限が定められている多くの通知では、通知の受領日から月数を数えて算定される期間が記載されています。これは現行の欧州特許条約（EPC）規則第126条に基づくもので、同条項では、こうした通知の発行日から10日間の期間が認められています。これは、欧州各地における郵便配達時間の違いを考慮するためのものです。 現在、ほとんどの通知が電子的に発行されるようになったことを受け、EPOはこの10日間の通知期間はもはや必要ないと判断した。2023年11月1日以降、回答期限を定める通知については、この通知期間が適用されなくなる。
これまでの当方の慣行では、通知の日付から起算した回答期限を明記し、これには10日間の通知期間は含まれない旨を明記してきました。これにより、場合によっては事実上の「猶予期間」が設けられ、期限間際に指示を受けた場合でも、期限内に回答を提出することが可能となっていました。しかし、2023年11月1日以降、この方法は利用できなくなります。 この日付以降に発行される通知書の回答期限には、いかなる通知期間も含まれなくなります。したがって、回答期限は通知書の発行日から厳密に起算されます。ただし、回答期限が欧州特許庁（EPO）の休業日に当たる場合は、その翌営業日まで延長されます。
EPOが発表した通知によると、通知が期限内に配達されなかった場合のための保障措置が設けられている。そのような場合、EPOは、当該文書が配達されたことおよびその配達日を証明しなければならない。EPOがこれを証明できない場合、当該文書は新たな日付で再発行される。 また、書類の送達が7日以上遅れた場合、EPOは回答期限を延長することができる。現在、ほとんどの通知は電子的に送達されていることを踏まえると、これらの安全措置が適用されるのは例外的な場合に限られると見込まれる。
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「現在、ほとんどの通知は電子的に送付されるようになったため、EPOはこの10日間の通知期間を不要とする決定を下した」
